Quy Trình Kiểm Kê Kho Đồ Gia Dụng: Phát Hiện Lệch Tồn Và Ngăn Thất Thoát

Trong kinh doanh đồ gia dụng, hàng hóa trong kho chính là tiền của doanh nghiệp.

Một sản phẩm bị thiếu, một kiện hàng điều chuyển nhưng không được cập nhật hay một đơn đã xuất nhưng chưa trừ tồn đều có thể làm số liệu trên phần mềm khác với hàng hóa thực tế.

Khi doanh nghiệp chỉ có một kho nhỏ, chủ cửa hàng có thể trực tiếp quan sát và kiểm soát. Nhưng khi số lượng sản phẩm, nhân viên, đơn hàng và địa điểm lưu kho ngày càng tăng, việc quản lý bằng trí nhớ hoặc kinh nghiệm không còn hiệu quả.

Doanh nghiệp cần xây dựng một quy trình kiểm kê rõ ràng để phát hiện sai lệch, xác định nguyên nhân và ngăn những chênh lệch nhỏ trở thành thất thoát lớn.

Kiểm kê kho không chỉ là đếm hàng. Đây là hoạt động kiểm tra chất lượng của toàn bộ quy trình nhập, xuất, điều chuyển, đổi trả và quản lý hàng hóa.

Kiểm kê kho là gì?

Kiểm kê kho là quá trình đếm số lượng hàng hóa thực tế tại một thời điểm, sau đó đối chiếu với số liệu đang được ghi nhận trên phần mềm, sổ sách hoặc hệ thống quản lý.

Kết quả kiểm kê có thể xảy ra ba trường hợp:

• Tồn thực tế bằng tồn trên hệ thống.

• Tồn thực tế nhiều hơn số liệu trên hệ thống.

• Tồn thực tế ít hơn số liệu trên hệ thống.

Cả trường hợp thừa và thiếu đều cần được xác minh. Tồn kho thừa không có nghĩa là doanh nghiệp có thêm lợi nhuận. Đây có thể là dấu hiệu hàng nhập chưa được ghi nhận, đơn bị hủy nhưng chưa hoàn tồn hoặc sản phẩm được đặt sai vị trí.

Vì sao tồn kho thường bị chênh lệch?

Chênh lệch tồn kho có thể xuất phát từ nhiều khâu khác nhau:

• Nhập hàng nhưng chưa tạo phiếu nhập.

• Nhập sai mã hoặc sai số lượng.

• Xuất hàng nhưng chưa cập nhật phần mềm.

• Giao thiếu nhưng hệ thống đã trừ đủ.

• Hàng đổi trả chưa được nhập lại.

• Điều chuyển giữa các kho không có phiếu.

• Một kho đã trừ nhưng kho nhận chưa cộng.

• Nhân viên lấy nhầm mã hàng.

• Sản phẩm có nhiều kích thước gần giống nhau.

• Hàng hỏng chưa được tách khỏi tồn bán được.

• Hàng khuyến mãi được xuất nhưng không ghi nhận.

• Hàng dùng nội bộ không có chứng từ.

• Đếm sai đơn vị tính.

• Hàng bị thất lạc hoặc bị lấy ra khỏi kho không đúng quy trình.

Nếu chỉ điều chỉnh số lượng trên phần mềm mà không xác định nguyên nhân, sai lệch sẽ tiếp tục xuất hiện trong kỳ kiểm kê tiếp theo.

Tác hại của số liệu tồn kho không chính xác

Xác nhận đơn nhưng không có hàng

Phần mềm báo còn hàng nên nhân viên nhận đơn. Khi kho tiến hành soạn mới phát hiện sản phẩm đã hết.

Điều này làm chậm giao hàng và ảnh hưởng đến uy tín với khách hàng.

Nhập thêm trong khi kho vẫn còn nhiều

Khi hệ thống báo thiếu nhưng thực tế hàng vẫn còn, doanh nghiệp có thể tiếp tục nhập thêm, làm tăng tồn kho và chôn vốn.

Không đánh giá đúng sản phẩm bán chạy

Số liệu sai khiến doanh nghiệp không biết sản phẩm nào bán tốt, sản phẩm nào bán chậm và mặt hàng nào cần nhập lại.

Không tính đúng lợi nhuận

Hàng hóa bị thiếu nhưng không được ghi nhận làm giá vốn và lợi nhuận trên báo cáo không phản ánh đúng thực tế.

Phát hiện thất thoát quá muộn

Nếu nhiều tháng mới kiểm kê một lần, doanh nghiệp khó xác định chênh lệch phát sinh ở ca làm việc, đơn hàng hoặc nhân viên nào.

Nên kiểm kê kho bao lâu một lần?

Không nhất thiết phải dừng toàn bộ hoạt động để kiểm kê tất cả sản phẩm mỗi ngày. Doanh nghiệp có thể kết hợp nhiều hình thức.

Kiểm kê hằng ngày

Phù hợp với:

• Hàng có giá trị cao.

• Hàng bán chạy.

• Sản phẩm thường xuyên bị lệch.

• Hàng nhỏ, dễ thất lạc.

• Khu vực nhập và xuất hàng trong ngày.

• Hàng đổi trả và hàng lỗi.

Việc kiểm tra hằng ngày chỉ nên tập trung vào một nhóm nhỏ để không ảnh hưởng đến hoạt động bán hàng.

Kiểm kê hằng tuần

Mỗi tuần có thể kiểm một khu vực, một nhóm sản phẩm hoặc một kho.

Cách này giúp doanh nghiệp phát hiện sai lệch sớm mà không phải đóng cửa kho.

Kiểm kê hằng tháng

Cuối tháng, doanh nghiệp nên đối chiếu các nhóm hàng chính, lập báo cáo chênh lệch và đánh giá nguyên nhân.

Kiểm kê toàn bộ định kỳ

Có thể thực hiện theo quý, sáu tháng hoặc thời gian phù hợp với quy mô doanh nghiệp.

Kiểm kê toàn bộ giúp xác nhận lại số liệu tổng thể, nhưng không nên thay thế cho hoạt động kiểm kê xoay vòng.

Kiểm kê đột xuất

Kiểm kê đột xuất nên được thực hiện khi:

• Phát hiện chênh lệch bất thường.

• Thay đổi thủ kho.

• Có dấu hiệu thất thoát.

• Chuyển địa điểm kho.

• Sáp nhập hoặc tách kho.

• Hệ thống phần mềm gặp sự cố.

• Có nhiều phản ánh giao thiếu.

• Xuất hiện mã hàng âm kho hoặc sai lệch liên tục.

Kiểm kê xoay vòng là gì?

Kiểm kê xoay vòng là phương pháp chia hàng hóa thành nhiều nhóm và kiểm tra lần lượt theo lịch.

Ví dụ:

• Thứ Hai kiểm nhóm hộp thực phẩm.

• Thứ Ba kiểm nhóm chậu và xô.

• Thứ Tư kiểm nhóm kệ và giỏ.

• Thứ Năm kiểm nhóm ghế và thùng.

• Thứ Sáu kiểm nhóm sản phẩm mới hoặc bán chạy.

Ưu điểm của kiểm kê xoay vòng:

• Không cần dừng toàn bộ kho.

• Phát hiện sai lệch sớm.

• Giảm áp lực cho nhân viên.

• Dễ xác định thời điểm phát sinh lỗi.

• Tạo thói quen kiểm soát thường xuyên.

Doanh nghiệp nên ưu tiên kiểm kê nhiều hơn đối với nhóm hàng bán nhanh, dễ nhầm hoặc từng có chênh lệch.

Chuẩn bị trước khi kiểm kê

Xác định phạm vi

Cần ghi rõ:

• Kho nào được kiểm kê?

• Khu vực nào?

• Nhóm sản phẩm nào?

• Thời điểm bắt đầu và kết thúc?

• Có tạm dừng nhập xuất không?

• Ai tham gia?

• Ai là người phê duyệt kết quả?

Sắp xếp hàng hóa

Trước khi đếm, hàng cần được:

• Đặt đúng vị trí.

• Phân loại theo mã.

• Tách hàng lỗi.

• Tách hàng đổi trả.

• Tách hàng chờ xuất.

• Tách hàng mới nhập chưa hoàn tất chứng từ.

• Gắn nhãn rõ ràng.

Nếu hàng hóa lẫn lộn, kết quả kiểm kê sẽ mất nhiều thời gian và dễ sai.

Chốt thời điểm dữ liệu

Doanh nghiệp cần xác định thời điểm lấy số liệu làm căn cứ đối chiếu.

Ví dụ: số liệu được chốt vào 18 giờ ngày kiểm kê. Mọi giao dịch phát sinh sau thời điểm đó phải được ghi nhận riêng.

Nếu vừa kiểm vừa xuất hàng mà không có cách đánh dấu, cùng một sản phẩm có thể bị đếm hai lần hoặc bị bỏ sót.

Chuẩn bị công cụ

Có thể sử dụng:

• Phiếu kiểm kê.

• Máy quét mã.

• Điện thoại hoặc máy tính bảng.

• Bút và nhãn đánh dấu.

• Cân hoặc dụng cụ đo nếu cần.

• Bảng vị trí kho.

• Danh sách mã sản phẩm.

Phiếu kiểm kê vòng đầu không nên hiển thị số tồn trên phần mềm nếu muốn người kiểm đếm khách quan.

Phân chia trách nhiệm trong kiểm kê

Thủ kho

Thủ kho có trách nhiệm:

• Sắp xếp hàng.

• Xác định vị trí sản phẩm.

• Cung cấp chứng từ liên quan.

• Giải thích các giao dịch đang chờ xử lý.

• Phối hợp kiểm đếm.

Tuy nhiên, thủ kho không nên là người duy nhất tự đếm và tự xác nhận kết quả.

Nhân viên kiểm kê

Người kiểm kê trực tiếp đếm hàng và ghi nhận số lượng thực tế.

Họ cần đếm độc lập, không tự suy đoán dựa trên số liệu phần mềm.

Kế toán hoặc người quản lý dữ liệu

Bộ phận này thực hiện:

• Xuất số liệu tồn tại thời điểm chốt.

• Đối chiếu kết quả.

• Kiểm tra chứng từ nhập, xuất và điều chuyển.

• Xác định các giao dịch chưa hoàn thành.

• Lập báo cáo chênh lệch.

Người phê duyệt

Quản lý hoặc chủ doanh nghiệp cần xem xét nguyên nhân trước khi cho phép điều chỉnh tồn kho.

Không nên để người phát hiện chênh lệch tự điều chỉnh số liệu mà không có xác nhận.

Quy trình kiểm kê kho đồ gia dụng

Bước 1: Chốt hoạt động nhập và xuất

Trong thời gian kiểm kê khu vực nào, cần tạm dừng hoặc kiểm soát riêng mọi hoạt động tại khu vực đó.

Nếu bắt buộc phải xuất hàng, giao dịch phải được ghi vào danh sách phát sinh trong lúc kiểm kê.

Bước 2: Chia khu vực kiểm kê

Kho nên được chia theo:

• Dãy kệ.

• Tầng kệ.

• Ô hàng.

• Nhóm sản phẩm.

• Khu vực sàn.

• Khu hàng chờ xử lý.

Mỗi người hoặc nhóm được giao một phạm vi cụ thể để tránh đếm trùng.

Bước 3: Kiểm tra mã sản phẩm

Trước khi đếm, cần xác nhận mã trên hàng hoặc vị trí kệ.

Không nên chỉ nhìn hình dáng vì nhiều sản phẩm gia dụng có mẫu mã gần giống nhau nhưng khác kích thước, màu sắc hoặc quy cách đóng gói.

Bước 4: Đếm số lượng thực tế

Có thể đếm theo:

• Cái.

• Bộ.

• Dây.

• Thùng.

• Bao.

• Chồng sản phẩm.

• Số sản phẩm trong mỗi kiện.

Đơn vị kiểm kê phải thống nhất với đơn vị đang dùng trên hệ thống.

Nếu phần mềm quản lý theo cái nhưng nhân viên đếm theo thùng, cần quy đổi chính xác dựa trên quy cách đóng gói.

Bước 5: Đánh dấu hàng đã kiểm

Sau khi đếm, cần dùng nhãn, dấu hoặc trạng thái trên thiết bị để xác nhận khu vực đã hoàn thành.

Việc này ngăn sản phẩm bị đếm hai lần.

Bước 6: Đối chiếu với phần mềm

Sau khi hoàn thành vòng đếm đầu tiên, bộ phận phụ trách tiến hành so sánh:

Chênh lệch = Tồn thực tế – Tồn trên hệ thống

• Kết quả bằng 0: số liệu khớp.

• Kết quả lớn hơn 0: tồn thực tế thừa.

• Kết quả nhỏ hơn 0: tồn thực tế thiếu.

Bước 7: Đếm lại mã hàng có chênh lệch

Không nên lập tức điều chỉnh hệ thống.

Những mã bị lệch cần được:

• Đếm lại bởi người khác.

• Kiểm tra các vị trí lân cận.

• Tìm trong khu chờ xuất.

• Tìm trong khu hàng lỗi.

• Kiểm tra hàng đổi trả.

• Kiểm tra hàng đã đóng kiện.

• Kiểm tra kho khác.

• Đối chiếu giao dịch điều chuyển.

Bước 8: Xác minh nguyên nhân

Sau khi xác nhận số lượng thực tế, cần kiểm tra:

• Phiếu nhập gần nhất.

• Phiếu xuất gần nhất.

• Đơn bị hủy.

• Đơn giao thiếu.

• Phiếu điều chuyển.

• Hàng tặng.

• Hàng sử dụng nội bộ.

• Hàng lỗi và hư hỏng.

• Hàng khách trả lại.

• Giao dịch sửa hoặc xóa trên phần mềm.

Bước 9: Lập biên bản chênh lệch

Biên bản cần ghi:

• Mã sản phẩm.

• Tên sản phẩm.

• Tồn trên hệ thống.

• Tồn thực tế.

• Số lượng chênh lệch.

• Giá trị ước tính.

• Nguyên nhân đã xác định.

• Người liên quan.

• Phương án xử lý.

• Người xác nhận.

Bước 10: Phê duyệt điều chỉnh

Chỉ điều chỉnh tồn sau khi có kết quả xác minh và người có thẩm quyền phê duyệt.

Mọi điều chỉnh cần lưu lại lịch sử để kiểm tra về sau.

Cách kiểm kê nhiều kho không làm gián đoạn bán hàng

Với doanh nghiệp vận hành nhiều kho, không nên dừng tất cả các kho cùng lúc.

Có thể áp dụng:

• Kiểm từng kho theo lịch.

• Kiểm từng khu vực ngoài giờ cao điểm.

• Kiểm kê xoay vòng.

• Tạm khóa một nhóm mã hàng trong thời gian ngắn.

• Chuyển đơn sang kho khác khi một kho đang kiểm.

• Chốt danh sách hàng đang điều chuyển.

• Bố trí khu riêng cho đơn đã soạn nhưng chưa giao.

Mỗi kho phải có mã riêng. Một sản phẩm chuyển từ kho này sang kho khác cần có phiếu điều chuyển và xác nhận của cả bên giao lẫn bên nhận.

Hàng đang trên đường điều chuyển không nên đồng thời được tính là tồn sẵn sàng bán tại cả hai kho.

Xử lý hàng đang giao và hàng chờ xuất

Tại thời điểm kiểm kê, doanh nghiệp thường có những đơn:

• Đã trừ kho nhưng chưa rời khỏi kho.

• Đã đóng kiện nhưng chưa trừ kho.

• Đang trên xe giao cho khách.

• Khách từ chối nhận và đang quay về.

• Giao một phần nhưng phần còn lại chưa hoàn thành.

Các đơn này cần được lập danh sách riêng và xác định rõ đang thuộc trạng thái nào.

Nếu không xử lý đúng, hàng chờ xuất có thể bị đếm vào tồn thực tế trong khi phần mềm đã trừ, dẫn đến kết quả thừa giả.

Xử lý hàng đổi trả

Hàng đổi trả cần được tách thành các nhóm:

• Đã nhận lại và đủ điều kiện bán.

• Đã nhận nhưng chưa kiểm tra.

• Hàng lỗi chờ xử lý.

• Hàng thiếu phụ kiện.

• Hàng đang trên đường quay về.

• Hàng đổi trả đã được bù cho khách.

Chỉ hàng đã được kiểm tra và đủ điều kiện bán mới được nhập lại vào tồn có thể kinh doanh.

Cách xử lý chênh lệch tồn kho

Trường hợp tồn thực tế thừa

Cần kiểm tra:

• Phiếu nhập chưa hoàn thành.

• Đơn hủy chưa hoàn tồn.

• Khách trả hàng chưa nhập lại.

• Hàng điều chuyển đến nhưng chưa ghi nhận.

• Nhập sai mã tương tự.

• Đếm nhầm đơn vị.

Trường hợp tồn thực tế thiếu

Cần kiểm tra:

• Phiếu xuất chưa cập nhật.

• Giao nhầm mã.

• Hàng nằm trong đơn chờ giao.

• Điều chuyển đi nhưng chưa lập phiếu.

• Hàng hỏng chưa ghi nhận.

• Sử dụng nội bộ.

• Hàng tặng.

• Thất lạc hoặc thất thoát.

Không nên mặc định mọi trường hợp thiếu hàng đều do nhân viên lấy cắp. Kết luận cần dựa trên dữ liệu và bằng chứng.

Khi nào nhân viên cần giải trình?

Nhân viên có thể được yêu cầu giải trình khi:

• Mã hàng trong phạm vi phụ trách bị lệch.

• Phiếu nhập hoặc xuất không đầy đủ.

• Có giao dịch sửa số lượng không rõ lý do.

• Hàng được lấy khỏi kho không có chứng từ.

• Quy trình bàn giao giữa các ca không được thực hiện.

• Sai lệch lặp lại nhiều lần.

• Không thể xác định người nhận hàng.

• Hàng điều chuyển không có xác nhận.

Giải trình nhằm xác định nguyên nhân và trách nhiệm, không nên chỉ dùng để quy kết khi chưa có đủ căn cứ.

Biện pháp ngăn chênh lệch tái diễn

Quản lý vị trí hàng hóa

Mỗi mã sản phẩm cần có vị trí rõ ràng. Không nên để cùng một mã ở quá nhiều nơi mà không có lý do.

Tách biệt các trạng thái hàng

Cần có khu vực riêng cho:

• Hàng đạt tiêu chuẩn.

• Hàng lỗi.

• Hàng đổi trả.

• Hàng chờ xuất.

• Hàng điều chuyển.

• Hàng chờ kiểm tra.

Áp dụng nguyên tắc có chứng từ

Không có hàng hóa nào được nhập, xuất hoặc chuyển kho chỉ bằng lời nói.

Giới hạn quyền chỉnh sửa tồn

Chỉ người có thẩm quyền mới được điều chỉnh số liệu. Mọi thay đổi cần có lịch sử.

Kiểm tra các mã thường xuyên bị lệch

Nếu một mã bị chênh lệch nhiều lần, cần xem lại:

• Vị trí trên kệ.

• Mã vạch.

• Cách đặt tên.

• Đơn vị tính.

• Quy cách đóng gói.

• Mã sản phẩm tương tự.

Bàn giao giữa các ca

Nhân viên hết ca cần bàn giao rõ:

• Đơn đang soạn.

• Hàng đang chờ đóng.

• Phiếu chưa hoàn tất.

• Hàng lỗi phát sinh.

• Hàng điều chuyển.

Những chỉ số nên theo dõi

Doanh nghiệp nên theo dõi:

• Tỷ lệ chính xác tồn kho.

• Tổng số mã có chênh lệch.

• Giá trị hàng thiếu.

• Giá trị hàng thừa.

• Số lần điều chỉnh tồn.

• Mã hàng thường xuyên bị lệch.

• Kho có tỷ lệ sai cao.

• Nguyên nhân phổ biến.

• Thời gian hoàn thành kiểm kê.

• Tỷ lệ chênh lệch sau mỗi kỳ.

Mục tiêu không phải là làm cho báo cáo đẹp hơn, mà là giảm dần số lượng và giá trị chênh lệch thực tế.

Mẫu biên bản kiểm kê đơn giản

Mã hàng	Tên sản phẩm	Tồn hệ thống	Tồn thực tế	Chênh lệch	Nguyên nhân	Phương án
…	…	…	…	…	…	…

Phần cuối biên bản cần có:

• Thời gian kiểm kê.

• Kho hoặc khu vực.

• Người đếm.

• Người kiểm tra lại.

• Thủ kho.

• Kế toán đối chiếu.

• Người phê duyệt.

Kết luận

Kiểm kê kho không chỉ là công việc thực hiện vào cuối tháng hoặc cuối năm. Đây là một công cụ quản trị giúp doanh nghiệp nhìn thấy những điểm yếu trong toàn bộ quá trình vận hành.

Muốn kiểm kê hiệu quả, doanh nghiệp cần:

• Chốt thời điểm dữ liệu rõ ràng.

• Tách riêng từng trạng thái hàng.

• Kiểm kê xoay vòng.

• Đếm độc lập.

• Đối chiếu trước khi điều chỉnh.

• Xác minh nguyên nhân chênh lệch.

• Lưu lịch sử xử lý.

• Theo dõi những mã hàng thường xuyên bị lệch.

• Cải tiến quy trình sau mỗi kỳ kiểm kê.

Kiểm kê không chỉ để biết kho còn bao nhiêu hàng. Mục tiêu quan trọng hơn là phát hiện điểm sai trong quy trình trước khi sai lệch nhỏ trở thành thất thoát lớn.

Nhựa Thành Luân chuyên phân phối đồ gia dụng nhựa cho đại lý, cửa hàng và khách sỉ trên toàn quốc. Với hệ thống kho hàng và danh mục sản phẩm đa dạng, Nhựa Thành Luân luôn chú trọng hoàn thiện quy trình kiểm kê, quản lý tồn kho và giao hàng chính xác để phục vụ khách hàng ngày càng tốt hơn.

NHỰA THÀNH LUÂN – NÂNG TẦM TIỆN NGHI VIỆT

Website: https://nhuathanhluan.com/