Cách Xác Định Điểm Nhập Hàng Lại Cho Cửa Hàng Gia Dụng: Không Thiếu Hàng, Không Ôm Tồn Kho

Trong kinh doanh đồ gia dụng, nhập quá nhiều hàng có thể khiến vốn bị chôn trong kho, nhưng nhập quá ít lại dễ làm cửa hàng hết những sản phẩm đang bán chạy. Khi khách cần mua mà cửa hàng không có hàng, doanh thu không chỉ mất ở một đơn hàng mà còn có thể mất luôn khách hàng vào tay đối thủ.

Vì vậy, chủ cửa hàng và đại lý cần biết chính xác: Khi nào phải nhập thêm hàng và mỗi lần nên nhập bao nhiêu?

Câu trả lời nằm ở việc xác định điểm nhập hàng lại cho từng sản phẩm.

Điểm nhập hàng lại là gì?

Điểm nhập hàng lại là mức tồn kho mà khi sản phẩm giảm xuống đến ngưỡng đó, cửa hàng cần đặt đơn mới.

Mục tiêu là bảo đảm lượng hàng còn trong kho vẫn đủ bán trong thời gian chờ nhà cung cấp giao hàng.

Ví dụ, một loại rổ nhựa bán trung bình 10 chiếc mỗi ngày. Nhà cung cấp cần ba ngày để giao hàng. Nếu đợi đến khi hết hàng mới đặt, cửa hàng có thể bị thiếu hàng trong ba ngày tiếp theo.

Ngược lại, nếu đặt hàng quá sớm và số lượng quá lớn, vốn sẽ bị nằm trong kho lâu hơn cần thiết.

Điểm nhập hàng lại giúp cửa hàng cân bằng giữa hai vấn đề:

• Luôn có hàng để phục vụ khách.

• Không tích trữ quá nhiều hàng chậm bán.

• Giảm lượng vốn bị chôn trong kho.

• Chủ động kế hoạch nhập hàng.

• Hạn chế nhập hàng theo cảm tính.

Vì sao cửa hàng gia dụng thường bị thiếu hoặc thừa hàng?

Đồ gia dụng nhựa có số lượng mã sản phẩm rất lớn. Chỉ riêng các nhóm bát, rổ, thau, chậu, ghế, kệ, hộp thực phẩm và đồ dùng nhà bếp đã có thể tạo thành hàng trăm mã hàng.

Nếu quản lý bằng trí nhớ, chủ cửa hàng rất khó biết sản phẩm nào sắp hết và sản phẩm nào đang tồn quá nhiều.

Nhập hàng theo cảm giác

Nhiều chủ cửa hàng thấy một sản phẩm bán tốt trong vài ngày liền nên lập tức nhập số lượng lớn. Tuy nhiên, lượng bán có thể giảm sau khi nhu cầu ngắn hạn kết thúc.

Ngược lại, một số mặt hàng bán đều mỗi ngày nhưng không tạo cảm giác “bán chạy” lại dễ bị bỏ quên và thiếu hàng.

Không ghi lại lượng bán trung bình

Nếu không biết một sản phẩm bán được bao nhiêu chiếc mỗi ngày hoặc mỗi tuần, cửa hàng không thể tính được lượng hàng cần chuẩn bị.

Không tính thời gian giao hàng

Một nhà cung cấp có thể giao trong một ngày, nhưng cũng có đơn cần ba đến bảy ngày để gom hàng, đóng hàng và vận chuyển.

Thời gian giao càng dài, cửa hàng càng cần đặt hàng sớm hơn.

Không chuẩn bị hàng dự phòng

Nhu cầu thực tế không phải lúc nào cũng ổn định. Một sản phẩm có thể bán tăng mạnh do thời tiết, mùa vụ, chương trình khuyến mại hoặc xu hướng trên mạng xã hội.

Nếu chỉ giữ vừa đủ lượng bán trung bình, cửa hàng vẫn có nguy cơ hết hàng.

Áp dụng cùng một cách nhập cho mọi sản phẩm

Mỗi nhóm hàng có tốc độ bán và giá trị khác nhau. Không thể nhập ghế nhựa, hộp đựng thực phẩm, cốc nhựa và tủ nhựa theo cùng một định mức.

Công thức xác định điểm nhập hàng lại

Công thức cơ bản:

Điểm nhập hàng lại = Lượng bán trung bình mỗi ngày × Thời gian chờ hàng + Tồn kho an toàn

Trong đó:

• Lượng bán trung bình mỗi ngày: Số lượng sản phẩm bán trung bình trong một ngày.

• Thời gian chờ hàng: Số ngày từ khi đặt hàng đến khi nhận được hàng.

• Tồn kho an toàn: Lượng hàng dự phòng cho trường hợp bán tăng hoặc giao hàng chậm.

Ví dụ tính điểm nhập hàng lại

Một cửa hàng bán trung bình 10 chiếc hộp đựng thực phẩm mỗi ngày.

• Lượng bán trung bình: 10 chiếc/ngày.

• Thời gian chờ giao hàng: 3 ngày.

• Tồn kho an toàn: 15 chiếc.

Áp dụng công thức:

Điểm nhập lại = 10 × 3 + 15 = 45 chiếc

Khi lượng hàng trong kho giảm xuống còn khoảng 45 chiếc, cửa hàng nên đặt đơn mới.

Trong ba ngày chờ hàng, cửa hàng dự kiến bán 30 chiếc và vẫn còn 15 chiếc dự phòng. Nhờ đó, hoạt động bán hàng không bị gián đoạn nếu đơn hàng về chậm hoặc nhu cầu tăng bất ngờ.

Cách tính lượng bán trung bình chính xác hơn

Không nên chỉ lấy kết quả bán hàng của một vài ngày. Cửa hàng nên sử dụng dữ liệu trong ít nhất 30 ngày gần nhất.

Công thức:

Lượng bán trung bình mỗi ngày = Tổng số lượng đã bán trong kỳ ÷ Số ngày bán hàng

Ví dụ, một loại chậu nhựa bán được 240 chiếc trong 30 ngày:

240 ÷ 30 = 8 chiếc/ngày

Lượng bán trung bình của sản phẩm là 8 chiếc mỗi ngày.

Tuy nhiên, chủ cửa hàng vẫn cần kiểm tra xem sản phẩm có chịu ảnh hưởng bởi ngày cuối tuần, ngày lễ hoặc mùa vụ hay không.

Cách xác định tồn kho an toàn

Tồn kho an toàn là lượng hàng dự phòng để xử lý những tình huống ngoài kế hoạch như:

• Khách đặt đơn lớn bất ngờ.

• Doanh số tăng sau một chương trình quảng cáo.

• Nhà cung cấp giao chậm.

• Xe vận chuyển gặp sự cố.

• Sản phẩm bán mạnh theo mùa.

• Một số hàng hóa bị lỗi hoặc hư hỏng.

Cách tính đơn giản dành cho cửa hàng nhỏ:

Tồn kho an toàn = Lượng bán trung bình mỗi ngày × Số ngày dự phòng

Ví dụ, một sản phẩm bán trung bình 8 chiếc/ngày và cửa hàng muốn dự phòng ba ngày:

8 × 3 = 24 chiếc

Mức tồn kho an toàn của sản phẩm là 24 chiếc.

Nên dự phòng bao nhiêu ngày?

Có thể tham khảo theo từng nhóm hàng:

• Hàng bán ổn định, nhà cung cấp ở gần: dự phòng 2–3 ngày.

• Hàng bán chạy, nhu cầu biến động: dự phòng 4–7 ngày.

• Hàng nhập xa hoặc thời gian giao không ổn định: dự phòng 7–10 ngày.

• Hàng cồng kềnh, giá trị lớn: dự phòng thấp hơn và nhập thành nhiều đợt.

• Hàng mùa vụ: điều chỉnh theo thời điểm cao điểm và thấp điểm.

Đây chỉ là mức tham khảo. Cửa hàng cần điều chỉnh theo tốc độ bán, khả năng tài chính và điều kiện giao hàng thực tế.

Mỗi lần nên nhập bao nhiêu hàng?

Biết thời điểm đặt hàng chưa đủ. Cửa hàng còn phải xác định số lượng cần nhập.

Công thức đơn giản:

Số lượng cần nhập = Mức tồn kho tối đa – Tồn kho hiện tại – Hàng đang trên đường về

Ví dụ:

• Mức tồn kho tối đa: 200 chiếc.

• Tồn kho hiện tại: 45 chiếc.

• Hàng đang trên đường về: 20 chiếc.

Số lượng nên nhập:

200 – 45 – 20 = 135 chiếc

Cách tính này giúp cửa hàng tránh đặt trùng đơn hoặc nhập quá nhiều khi vẫn còn hàng đang vận chuyển.

Cách xác định mức tồn kho tối đa

Mức tồn kho tối đa là lượng hàng lớn nhất cửa hàng muốn giữ trong kho tại một thời điểm.

Có thể tính theo công thức:

Tồn kho tối đa = Lượng bán dự kiến trong một chu kỳ nhập hàng + Tồn kho an toàn

Ví dụ, cửa hàng thường nhập hàng 15 ngày một lần. Một sản phẩm bán trung bình 8 chiếc mỗi ngày và cần dự phòng 24 chiếc:

Tồn kho tối đa = 8 × 15 + 24 = 144 chiếc

Cửa hàng nên duy trì sản phẩm này ở mức tối đa khoảng 144 chiếc, thay vì nhập số lượng lớn mà không dựa trên dữ liệu bán hàng.

Phân nhóm sản phẩm để quản lý nhập hàng hiệu quả

Không phải mã hàng nào cũng cần được kiểm soát ở mức độ giống nhau. Cửa hàng có thể áp dụng phương pháp phân nhóm ABC.

Nhóm A: Hàng quan trọng

Đây là những sản phẩm:

• Mang lại doanh thu lớn.

• Có tốc độ bán nhanh.

• Khách thường xuyên hỏi mua.

• Thiếu hàng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến doanh số.

Nhóm A cần được kiểm tra hằng ngày hoặc ít nhất 2–3 lần mỗi tuần.

Ví dụ:

• Hộp đựng thực phẩm bán chạy.

• Rổ, chậu và thau thông dụng.

• Ghế nhựa phổ biến.

• Kệ nhựa nhiều tầng.

• Các mã sản phẩm đang được quảng cáo.

Nhóm B: Hàng bán ổn định

Đây là những sản phẩm có doanh số trung bình nhưng vẫn bán đều.

Nhóm B có thể được kiểm tra và lập kế hoạch nhập hàng mỗi tuần.

Nhóm C: Hàng bán chậm hoặc ít được hỏi

Nhóm này thường có:

• Tốc độ bán thấp.

• Nhiều mẫu mã tương tự nhau.

• Giá trị tồn kho nhỏ hoặc nhu cầu không thường xuyên.

Cửa hàng nên nhập số lượng vừa phải, ưu tiên trưng bày mẫu và chỉ bổ sung khi có tín hiệu bán hàng rõ ràng.

Bảng quản lý điểm nhập hàng lại

Cửa hàng có thể tạo bảng theo dõi với các cột sau:

Mã hàng	Tên sản phẩm	Bán trung bình/ngày	Thời gian giao	Tồn an toàn	Điểm nhập lại	Tồn hiện tại
SP01	Hộp đựng thực phẩm	10	3 ngày	15	45	48
SP02	Rổ nhựa gia đình	8	3 ngày	16	40	32
SP03	Ghế nhựa	5	5 ngày	15	40	55
SP04	Kệ nhựa ba tầng	3	5 ngày	12	27	25

Từ bảng trên:

• SP01 chưa cần nhập ngay nhưng đã gần đến ngưỡng.

• SP02 đã thấp hơn điểm nhập lại nên cần đặt hàng.

• SP03 vẫn đủ hàng.

• SP04 đã thấp hơn điểm nhập lại và cần bổ sung.

Chỉ cần cập nhật dữ liệu thường xuyên, chủ cửa hàng sẽ nhìn thấy ngay mã nào cần nhập và mã nào đang tồn nhiều.

Điều chỉnh kế hoạch nhập hàng theo mùa vụ

Nhu cầu đồ gia dụng thay đổi theo từng thời điểm trong năm. Vì vậy, không nên giữ một điểm nhập hàng lại cố định trong suốt 12 tháng.

Mùa hè

Một số nhóm hàng có thể tăng nhu cầu:

• Cốc, bình nước.

• Thùng đá.

• Rổ, rá và đồ dùng nhà bếp.

• Chậu, xô và dụng cụ vệ sinh.

• Sản phẩm phục vụ du lịch, dã ngoại.

Mùa mưa và cuối năm

Nhu cầu có thể tăng đối với:

• Kệ để giày dép.

• Hộp đựng đồ.

• Tủ và kệ nhựa.

• Sọt đựng quần áo.

• Dụng cụ dọn dẹp nhà cửa.

Dịp lễ, Tết

Cửa hàng nên theo dõi:

• Lịch nghỉ của nhà cung cấp.

• Lịch vận chuyển.

• Sức chứa kho.

• Khả năng tăng đơn hàng.

• Tình trạng công nợ và dòng tiền.

Việc tăng lượng tồn kho chỉ nên thực hiện với sản phẩm có dữ liệu bán hàng rõ ràng. Không nên nhập quá nhiều chỉ vì dự đoán thị trường sẽ tăng.

Quản lý điểm nhập hàng cho cửa hàng có 70–120 đơn mỗi ngày

Với số lượng đơn từ 70–120 đơn/ngày, việc kiểm tra kho bằng trí nhớ hoặc ghi chép rời rạc rất dễ gây sai sót.

Cửa hàng nên tổ chức theo quy trình:

Cuối mỗi ngày

• Cập nhật số lượng đã bán.

• Trừ tồn kho thực tế.

• Ghi nhận hàng lỗi, thiếu hoặc hư hỏng.

• Kiểm tra các mã thuộc nhóm A.

Đầu mỗi tuần

• Tính lại lượng bán trung bình.

• Kiểm tra hàng đang trên đường về.

• Lập danh sách sản phẩm đã chạm điểm nhập lại.

• Xác định số lượng cần đặt.

• Kiểm tra số vốn cần sử dụng.

Cuối mỗi tháng

• Xác định hàng bán nhanh và hàng bán chậm.

• Điều chỉnh tồn kho tối thiểu, tối đa.

• Xử lý hàng tồn lâu.

• So sánh số liệu trên hệ thống với tồn kho thực tế.

• Đánh giá tốc độ giao hàng của từng nhà cung cấp.

Quy trình này giúp nhân viên kho, kế toán và bộ phận đặt hàng sử dụng chung một số liệu, hạn chế tình trạng mỗi người quản lý theo một cách khác nhau.

Những sai lầm cần tránh khi nhập lại hàng

Chỉ nhìn số lượng tồn mà không nhìn tốc độ bán

Còn 100 sản phẩm chưa chắc là nhiều nếu mỗi ngày bán 30 sản phẩm. Ngược lại, còn 20 sản phẩm vẫn có thể là tồn kho lớn nếu mỗi tháng chỉ bán một chiếc.

Quên trừ hàng đang trên đường về

Nếu hàng cũ chưa về nhưng nhân viên tiếp tục đặt thêm đơn mới, cửa hàng rất dễ nhập thừa.

Đặt số lượng giống nhau cho mọi mã hàng

Một thùng của từng sản phẩm có thể có số lượng đóng gói khác nhau. Cửa hàng cần tính cả quy cách đóng gói khi đặt hàng.

Không kiểm kê thực tế

Số liệu trên phần mềm có thể khác số lượng trong kho do:

• Giao nhầm hàng.

• Xuất hàng nhưng chưa ghi nhận.

• Hàng lỗi hoặc hư hỏng.

• Nhân viên lấy nhầm mã.

• Sai lệch khi kiểm đếm.

Vì vậy, cần kiểm kê định kỳ, đặc biệt với các mã bán nhanh.

Nhập hàng chỉ để nhận chiết khấu

Chiết khấu cao không có nhiều ý nghĩa nếu sản phẩm nằm trong kho quá lâu. Trước khi nhập số lượng lớn, cửa hàng phải tính tốc độ bán, thời gian thu hồi vốn và chi phí lưu kho.

Khi nào cần giảm lượng nhập?

Cửa hàng nên giảm lượng nhập khi xuất hiện các dấu hiệu:

• Doanh số sản phẩm giảm liên tục.

• Thời gian tồn kho kéo dài.

• Mẫu mới sắp thay thế mẫu cũ.

• Thị hiếu khách hàng thay đổi.

• Có quá nhiều sản phẩm cùng công dụng.

• Kho không còn đủ diện tích.

• Dòng tiền kinh doanh bị căng thẳng.

• Công nợ khách hàng tăng cao.

Đối với hàng bán chậm, nên ưu tiên bán hết lượng tồn hiện tại trước khi tiếp tục nhập thêm.

Lợi ích khi nhập hàng dựa trên dữ liệu

Khi áp dụng điểm nhập hàng lại, cửa hàng có thể:

• Giảm tình trạng hết hàng bán chạy.

• Hạn chế hàng tồn lâu.

• Sử dụng vốn hiệu quả hơn.

• Chủ động kế hoạch thanh toán.

• Giảm áp lực diện tích kho.

• Phân công nhân viên rõ ràng.

• Đánh giá chính xác hiệu quả từng mã hàng.

• Tăng khả năng phục vụ khách sỉ và khách lẻ.

Quan trọng nhất, chủ cửa hàng không còn phải nhập hàng hoàn toàn dựa trên cảm giác.

Nhựa Thành Luân đồng hành cùng đại lý

Nhựa Thành Luân cung cấp đa dạng đồ gia dụng nhựa phục vụ cửa hàng, đại lý và khách sỉ trên toàn quốc.

Khi hợp tác nhập hàng, khách hàng được hỗ trợ:

• Danh mục sản phẩm đa dạng.

• Nguồn hàng được cập nhật thường xuyên.

• Tư vấn lựa chọn sản phẩm phù hợp với thị trường.

• Hỗ trợ hình ảnh và nội dung bán hàng.

• Chính sách dành cho đại lý.

• Giao hàng theo đơn và khu vực phục vụ.

Đại lý nên bắt đầu bằng các nhóm sản phẩm có nhu cầu ổn định, sau đó mở rộng danh mục dựa trên dữ liệu bán hàng thực tế. Cách làm này giúp giảm rủi ro và bảo vệ dòng vốn tốt hơn.

Kết luận

Xác định điểm nhập hàng lại là một bước quan trọng trong quản lý cửa hàng gia dụng. Một kế hoạch nhập hàng tốt không phải là nhập thật nhiều để kho luôn đầy, mà là duy trì đúng sản phẩm, đúng số lượng và đúng thời điểm.

Hãy bắt đầu từ ba dữ liệu cơ bản:

1. Mỗi ngày sản phẩm bán được bao nhiêu?

2. Nhà cung cấp cần bao nhiêu ngày để giao hàng?

3. Cửa hàng cần dự phòng bao nhiêu ngày bán?

Khi đã có ba con số này, chủ cửa hàng có thể xác định điểm nhập lại, hạn chế thiếu hàng, giảm tồn kho và sử dụng vốn hiệu quả hơn.

---

Thông tin SEO

• Tiêu đề SEO: Cách Xác Định Điểm Nhập Hàng Lại: Tránh Thiếu Hàng Và Tồn Kho

• Từ khóa chính: cách xác định điểm nhập hàng lại

• URL: cach-xac-dinh-diem-nhap-hang-lai

• Meta description: Hướng dẫn xác định thời điểm và số lượng nhập hàng phù hợp cho cửa hàng gia dụng, giúp tránh thiếu hàng bán chạy, giảm tồn kho và bảo toàn vốn.

• Tên ảnh: cach-xac-dinh-diem-nhap-hang-lai-nhua-thanh-luan.jpg

• ALT ảnh: Cách xác định điểm nhập hàng lại cho cửa hàng gia dụng – Nhựa Thành Luân

Liên kết nội bộ đề xuất

• Quản lý hàng tồn kho đồ gia dụng nhựa.

• Cách tính giá bán đồ gia dụng nhựa.

• Mở đại lý đồ gia dụng cần bao nhiêu vốn.

• Những sai lầm khi mở cửa hàng gia dụng.

• Nguồn hàng đồ gia dụng giá sỉ tại Hà Nội.