Cách Lập Kế Hoạch Nhập Hàng Đồ Gia Dụng Để Không Thiếu Hàng, Không Tồn Vốn

Trong kinh doanh đồ gia dụng, nhập thiếu hàng có thể khiến doanh nghiệp bỏ lỡ đơn bán và mất khách. Nhưng nhập quá nhiều lại làm dòng tiền bị giữ trong kho, tăng chi phí bảo quản và tạo ra hàng chậm luân chuyển.

Nhiều doanh nghiệp vẫn đặt hàng dựa trên cảm giác: thấy kho có vẻ vơi thì nhập, thấy nhà cung cấp có chương trình tốt thì mua số lượng lớn hoặc thấy một sản phẩm bán chạy vài ngày liền vội tăng đơn.

Cách làm này có thể phù hợp khi quy mô còn nhỏ nhưng sẽ trở nên rủi ro khi doanh nghiệp có hàng nghìn mã sản phẩm và nhiều kho khác nhau.

Một kế hoạch nhập hàng hiệu quả phải trả lời được ba câu hỏi:

• Nhập sản phẩm nào?

• Nhập bao nhiêu?

• Nhập vào thời điểm nào?

Câu trả lời cần dựa trên dữ liệu bán hàng, lượng tồn toàn hệ thống, thời gian giao hàng và kế hoạch kinh doanh thực tế.

Vì sao nhập hàng theo cảm tính dễ làm mất dòng tiền?

Hàng hóa chỉ tạo ra lợi nhuận khi được bán và thu được tiền. Trong thời gian nằm kho, hàng vẫn tiêu tốn diện tích, nhân công, chi phí quản lý và chi phí sử dụng vốn.

Nhập hàng theo cảm tính thường dẫn đến:

• Nhập quá nhiều sản phẩm đang có mức chiết khấu hấp dẫn.

• Thiếu hàng bán chạy nhưng tồn nhiều hàng ít khách hỏi.

• Trùng hàng giữa các kho.

• Đặt thêm hàng dù kho khác vẫn còn số lượng lớn.

• Nhập sản phẩm mới quá nhiều trước khi kiểm tra nhu cầu.

• Bị động khi nhà cung cấp giao hàng chậm.

• Dùng phần lớn tiền mặt cho hàng tồn thay vì vận hành doanh nghiệp.

Giá nhập thấp chưa chắc đã tạo ra lợi nhuận tốt. Nếu một sản phẩm phải mất nhiều tháng mới bán hết, khoản chiết khấu nhận được có thể không bù nổi chi phí vốn và rủi ro tồn kho.

Những dữ liệu cần kiểm tra trước khi đặt hàng

Tốc độ bán của sản phẩm

Không nên chỉ nhìn doanh số trong vài ngày gần nhất. Doanh nghiệp cần kiểm tra lượng bán trong 30, 60 và 90 ngày để nhận biết sản phẩm đang tăng trưởng, ổn định hay giảm dần.

Lượng tồn trên toàn hệ thống

Cần tính tổng hàng tại tất cả các kho, hàng đang điều chuyển và hàng đã được giữ cho các đơn chưa xuất.

Một kho sắp hết hàng không có nghĩa doanh nghiệp phải nhập mới nếu kho khác đang dư.

Hàng đã đặt nhưng chưa về

Nếu bỏ quên lượng hàng đang trên đường, doanh nghiệp rất dễ đặt trùng. Khi nhiều đơn hàng cùng về, lượng tồn kho có thể tăng đột biến.

Thời gian giao hàng của nhà cung cấp

Thời gian từ lúc xác nhận đơn đến khi hàng về kho quyết định thời điểm cần đặt lại.

Nhà cung cấp giao trong hai ngày cần một kế hoạch khác với nhà cung cấp mất hai tuần mới có hàng.

Đơn hàng và chương trình sắp triển khai

Đơn khách đã xác nhận, chương trình khuyến mại, mùa cao điểm và kế hoạch mở đại lý mới đều có thể khiến nhu cầu tăng mạnh.

Tuổi tồn kho và sản phẩm thay thế

Trước khi nhập một mã mới, cần kiểm tra doanh nghiệp có sản phẩm tương tự đang bán chậm hay không.

Nhập thêm sản phẩm thay thế có thể khiến mã cũ càng khó bán.

Cách tính lượng bán trung bình

Công thức cơ bản:

Lượng bán trung bình mỗi ngày = Tổng số lượng bán trong kỳ ÷ Số ngày của kỳ

Ví dụ, một mã sản phẩm bán được 900 cái trong 30 ngày:

900 ÷ 30 = 30 cái/ngày

Tuy nhiên, doanh nghiệp không nên chỉ dựa vào một khoảng thời gian.

Nên so sánh:

• Trung bình 30 ngày để phản ánh tình hình mới nhất.

• Trung bình 60 ngày để giảm ảnh hưởng của biến động ngắn hạn.

• Trung bình 90 ngày để nhìn xu hướng ổn định hơn.

Nếu lượng bán 30 ngày cao hơn rõ rệt so với 90 ngày, cần xác định đó là tăng trưởng thật hay chỉ do một chương trình khuyến mại ngắn hạn.

Nếu tốc độ bán giảm liên tục, doanh nghiệp nên giảm kế hoạch nhập.

Phân loại sản phẩm trước khi lập kế hoạch nhập

Không nên quản lý tất cả các mã hàng theo cùng một nguyên tắc.

Nhóm sản phẩm	Đặc điểm	Cách nhập hàng
Hàng bán nhanh	Doanh số cao, khách hỏi thường xuyên	Theo dõi sát, đặt lại sớm và duy trì tồn an toàn
Hàng bán ổn định	Nhu cầu đều, ít biến động	Nhập theo chu kỳ và mức tồn tiêu chuẩn
Hàng bán chậm	Doanh số thấp hoặc đang giảm	Giảm số lượng hoặc dừng nhập nếu tồn đã cao
Hàng mới	Chưa có đủ dữ liệu bán	Nhập thử, đo phản hồi rồi mới tăng số lượng

Nhóm bán nhanh cần được bảo đảm nguồn hàng. Nhóm bán chậm cần ưu tiên bảo vệ dòng tiền.

Hàng mới phải được xem là một thử nghiệm có giới hạn, không phải lý do để nhập số lượng lớn chỉ dựa trên kỳ vọng.

Cách xác định mức tồn kho tối thiểu

Tồn kho tối thiểu là lượng hàng doanh nghiệp cần duy trì để phục vụ khách trong thời gian chờ nhà cung cấp giao đợt tiếp theo.

Công thức tham khảo:

Tồn kho tối thiểu = Lượng bán trung bình mỗi ngày × Thời gian giao hàng + Tồn kho an toàn

Ví dụ:

• Lượng bán trung bình: 30 cái/ngày.

• Thời gian giao hàng: 5 ngày.

• Tồn kho an toàn: 60 cái.

Khi đó:

Tồn kho tối thiểu = 30 × 5 + 60 = 210 cái

Khi lượng hàng có thể bán trong hệ thống tiến gần mốc 210 cái, doanh nghiệp cần chuẩn bị đặt hàng.

Tồn kho an toàn là gì?

Tồn kho an toàn là lượng hàng dự phòng để xử lý các tình huống như:

• Nhu cầu tăng đột biến.

• Nhà cung cấp giao hàng chậm.

• Hàng về bị thiếu hoặc lỗi.

• Phát sinh đơn hàng lớn ngoài kế hoạch.

• Điều chuyển giữa các kho mất nhiều thời gian hơn dự kiến.

Không nên áp dụng một mức tồn an toàn giống nhau cho mọi sản phẩm.

Hàng bán nhanh, khó thay thế hoặc có thời gian giao dài cần mức dự phòng cao hơn. Hàng bán chậm hoặc dễ mua bổ sung có thể duy trì mức thấp hơn.

Cách tính điểm đặt hàng lại

Điểm đặt hàng lại là mức tồn mà tại đó doanh nghiệp phải phát hành đơn mua mới để hàng về trước khi kho bị thiếu.

Công thức:

Điểm đặt hàng lại = Nhu cầu trong thời gian chờ hàng + Tồn kho an toàn

Với ví dụ trên:

• Bán trung bình: 30 cái/ngày.

• Nhà cung cấp giao trong 5 ngày.

• Tồn kho an toàn: 60 cái.

Điểm đặt hàng lại là:

30 × 5 + 60 = 210 cái

Tuy nhiên, doanh nghiệp cần sử dụng lượng tồn khả dụng, không chỉ nhìn số lượng tồn trên phần mềm.

Tồn khả dụng = Tồn thực tế + Hàng đang về − Hàng đã giữ cho đơn bán − Hàng lỗi hoặc chờ xử lý

Nếu tồn khả dụng đã xuống dưới điểm đặt hàng lại, bộ phận mua hàng cần kiểm tra và lập đề nghị nhập.

Cách xác định mức tồn kho tối đa

Tồn kho tối đa giúp doanh nghiệp tránh nhập quá nhiều dù giá mua đang hấp dẫn.

Công thức tham khảo:

Tồn kho tối đa = Lượng bán trung bình mỗi ngày × Số ngày dự trữ tối đa + Tồn kho an toàn

Ví dụ, doanh nghiệp muốn dự trữ tối đa 30 ngày:

30 × 30 + 60 = 960 cái

Nếu tổng tồn khả dụng sau khi nhập dự kiến vượt 960 cái, người phụ trách cần giảm số lượng đặt hoặc trình cấp quản lý phê duyệt lý do đặc biệt.

Cách tính số lượng hàng cần nhập

Công thức thực hành:

Số lượng cần nhập = Tồn mục tiêu − Tồn khả dụng

Trong đó:

Tồn khả dụng = Tồn thực tế + Hàng đang về − Hàng đã giữ cho đơn bán − Hàng không đủ tiêu chuẩn bán

Ví dụ:

• Tồn mục tiêu: 960 cái.

• Tồn thực tế toàn hệ thống: 400 cái.

• Hàng đang về: 100 cái.

• Hàng đã giữ cho đơn bán: 80 cái.

• Hàng lỗi: 20 cái.

Tồn khả dụng:

400 + 100 − 80 − 20 = 400 cái

Số lượng đề nghị nhập:

960 − 400 = 560 cái

Kết quả này cần được điều chỉnh theo quy cách đóng thùng, ngân sách, tính mùa vụ và số lượng đặt hàng tối thiểu của nhà cung cấp.

Lập kế hoạch nhập hàng theo tuần, tháng và mùa vụ

Kế hoạch hằng tuần

Phù hợp với hàng bán nhanh và những nhà cung cấp có thời gian giao hàng ngắn.

Báo cáo hằng tuần cần tập trung vào:

• Mã hàng sắp chạm điểm đặt lại.

• Những đơn khách lớn đã xác nhận.

• Tình trạng hàng đang chờ giao.

• Sản phẩm có tốc độ bán tăng đột biến.

• Khả năng điều chuyển giữa các kho.

Kế hoạch hằng tháng

Kế hoạch tháng giúp doanh nghiệp:

• Phân bổ ngân sách mua hàng.

• Dự báo nhu cầu dòng tiền.

• Xác định nhóm sản phẩm cần ưu tiên.

• Thống nhất kế hoạch giữa bán hàng, kho, kế toán và mua hàng.

• Kiểm soát tổng giá trị hàng nhập.

Kế hoạch theo mùa vụ

Đồ gia dụng có thể tăng nhu cầu theo mùa hè, mùa mưa, dịp Tết, mùa khai trường hoặc các đợt cao điểm bán lẻ.

Kế hoạch mùa vụ phải dựa trên:

• Dữ liệu bán hàng cùng kỳ.

• Tình hình thị trường hiện tại.

• Đơn đặt trước của khách.

• Năng lực giao hàng của nhà cung cấp.

• Khả năng lưu trữ của kho.

• Ngân sách của doanh nghiệp.

Sau mùa cao điểm, doanh nghiệp phải giảm đơn kịp thời để tránh hàng về khi nhu cầu đã kết thúc.

Nhập thử sản phẩm mới trước khi đặt số lượng lớn

Với sản phẩm mới, doanh nghiệp chưa có đủ dữ liệu để tính tốc độ bán chính xác.

Cách an toàn hơn là chia quá trình nhập thành bốn giai đoạn.

Giai đoạn 1: Nhập thử

Nhập số lượng nhỏ, đủ để phân phối cho một nhóm khách hàng hoặc một số kho đại diện.

Giai đoạn 2: Đo phản hồi

Theo dõi:

• Số lượng khách hỏi.

• Số lượng sản phẩm đã bán.

• Phản hồi về giá.

• Phản hồi về màu sắc và kích thước.

• Chất lượng và bao bì.

• Khả năng khách đặt lại.

Giai đoạn 3: Mở rộng có điều kiện

Chỉ tăng số lượng khi dữ liệu cho thấy sản phẩm có nhu cầu thật và tốc độ bán đáp ứng mục tiêu.

Giai đoạn 4: Chuẩn hóa mức tồn

Sau khi có đủ dữ liệu, doanh nghiệp thiết lập tồn tối thiểu, tồn tối đa và điểm đặt hàng lại giống như các sản phẩm đang kinh doanh ổn định.

Kiểm tra tồn toàn hệ thống trước khi mua

Với doanh nghiệp có nhiều kho, người mua hàng cần xem báo cáo tập trung gồm:

• Tồn thực tế tại từng kho.

• Tổng tồn toàn hệ thống.

• Hàng đang điều chuyển.

• Hàng đang chờ nhập.

• Hàng đã giữ cho đơn bán.

• Hàng lỗi và hàng chờ đổi trả.

• Tốc độ bán tại từng kho.

Trước khi mua mới, cần đặt câu hỏi:

Có thể điều chuyển từ kho đang dư sang kho đang thiếu hay không?

Điều chuyển hợp lý giúp doanh nghiệp giảm lượng mua, tận dụng hàng sẵn có và hạn chế tồn kho cục bộ.

Cách làm việc với nhà cung cấp để có giá tốt mà không phải ôm hàng

Giá tốt rất quan trọng, nhưng điều kiện nhập hàng cũng quan trọng không kém.

Doanh nghiệp có thể đàm phán:

• Chia một đơn lớn thành nhiều đợt giao.

• Giữ mức giá theo tổng cam kết nhưng nhận hàng theo nhu cầu.

• Giảm số lượng tối thiểu của từng mã và tăng số mã trong đơn.

• Hỗ trợ đổi mã bán chậm nếu hàng còn nguyên trạng.

• Nhận trước sản phẩm bán nhanh, nhận sau sản phẩm chưa cần gấp.

• Báo sớm khi thay đổi giá hoặc thiếu hàng.

• Hỗ trợ hình ảnh, video và nội dung bán sản phẩm mới.

Mục tiêu đàm phán không chỉ là giảm giá nhập. Điều kiện giao hàng linh hoạt có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm dòng tiền nhiều hơn một khoản chiết khấu nhỏ.

Quy trình phê duyệt đơn nhập hàng

Bước 1: Phát hiện hàng sắp chạm điểm đặt lại

Hệ thống hoặc bộ phận kho lập danh sách và gửi cho người phụ trách mua hàng.

Bước 2: Kiểm tra tồn toàn hệ thống

Xác định khả năng điều chuyển và loại trừ hàng lỗi, hàng đã giữ hoặc hàng đang về.

Bước 3: Phân tích tốc độ bán

So sánh dữ liệu 30, 60 và 90 ngày, đồng thời xem xét mùa vụ và chương trình sắp triển khai.

Bước 4: Lập đề nghị mua

Ghi rõ:

• Mã hàng.

• Tồn khả dụng.

• Điểm đặt hàng lại.

• Số lượng đề nghị.

• Giá nhập.

• Giá trị đơn.

• Thời gian giao dự kiến.

Bước 5: Kiểm tra ngân sách và dòng tiền

Kế toán đánh giá lịch thanh toán, công nợ nhà cung cấp và khả năng sử dụng vốn.

Bước 6: Phê duyệt đơn mua

Những đơn vượt tồn tối đa, sản phẩm mới hoặc đơn có giá trị lớn cần được cấp quản lý phê duyệt.

Bước 7: Theo dõi giao hàng

Đơn đặt phải có trạng thái cụ thể:

• Đã gửi.

• Đã được nhà cung cấp xác nhận.

• Đang giao.

• Giao một phần.

• Đã hoàn tất.

• Chậm giao hoặc thay đổi số lượng.

Bước 8: Đánh giá sau khi nhập

So sánh số lượng thực nhận, tốc độ bán và lượng tồn sau một khoảng thời gian để cải thiện lần đặt tiếp theo.

Mẫu bảng kế hoạch nhập hàng

Nội dung cần theo dõi	Ý nghĩa
Mã và tên sản phẩm	Nhận diện thống nhất giữa các kho
Nhà cung cấp	Xác định nguồn hàng và thời gian giao
Tồn từng kho	Phát hiện nơi thừa, nơi thiếu
Tồn toàn hệ thống	Tránh nhập trùng
Hàng đang về	Tính đúng tồn khả dụng
Hàng đã giữ cho đơn	Không dùng nhầm hàng đã cam kết
Bán trong 30–60–90 ngày	Đánh giá xu hướng
Tồn tối thiểu	Mức cảnh báo thiếu hàng
Tồn tối đa	Giới hạn chống nhập thừa
Điểm đặt hàng lại	Thời điểm phát hành đơn mua
Số lượng đề nghị nhập	Nhu cầu mua thực tế
Giá trị đơn nhập	Kiểm soát ngân sách
Ngày dự kiến hàng về	Phối hợp kho và bán hàng
Người đề nghị, người duyệt	Xác định trách nhiệm

Những sai lầm cần tránh khi lập kế hoạch nhập hàng

Chỉ nhìn tồn của một kho

Điều này khiến doanh nghiệp nhập thêm dù kho khác đang dư hàng.

Dùng doanh số cao điểm để dự báo cả năm

Nhu cầu trong một chương trình khuyến mại hoặc mùa cao điểm không đại diện cho tốc độ bán bình thường.

Không trừ lượng hàng đang về

Nhiều đơn mua cùng được giao có thể khiến tồn kho tăng đột biến.

Nhập thêm chỉ để đạt mức chiết khấu

Chỉ nên mua thêm khi lợi ích về giá lớn hơn chi phí sử dụng vốn và rủi ro tồn kho.

Không khóa nhập đối với hàng bán chậm

Nếu sản phẩm đã tồn cao nhưng vẫn được đặt theo thói quen, mọi chương trình xử lý hàng tồn sẽ mất tác dụng.

Không quy định người phê duyệt

Đơn mua thiếu kiểm soát dễ dẫn đến đặt trùng, vượt ngân sách hoặc nhập sản phẩm chưa được đánh giá.

Câu hỏi thường gặp

Bao lâu nên lập kế hoạch nhập hàng một lần?

Hàng bán nhanh nên được kiểm tra hằng ngày hoặc hằng tuần.

Kế hoạch ngân sách và mua hàng tổng thể nên được xây dựng theo tháng, đồng thời có kế hoạch riêng cho các mùa cao điểm.

Tồn kho an toàn nên bằng bao nhiêu ngày bán?

Không có một con số chung cho mọi sản phẩm.

Mức tồn an toàn phụ thuộc vào độ ổn định của nhu cầu, thời gian giao hàng, khả năng thay thế và mức độ quan trọng của sản phẩm.

Có nên nhập số lượng lớn để được giá tốt hơn không?

Chỉ nên thực hiện khi sản phẩm có tốc độ bán ổn định, dòng tiền đủ an toàn và tổng lượng tồn sau nhập không vượt mức tối đa.

Giá rẻ nhưng bán quá chậm vẫn có thể là một quyết định đắt đỏ.

Khi nào cần dừng nhập một sản phẩm?

Nên xem xét dừng hoặc giảm nhập khi:

• Lượng tồn đủ bán trong thời gian quá dài.

• Doanh số liên tục giảm.

• Sản phẩm đã có mẫu mới thay thế.

• Biên lợi nhuận không còn phù hợp.

• Sản phẩm phát sinh tỷ lệ lỗi cao.

• Thị trường không còn nhu cầu.

Kết luận

Nhập hàng giỏi không phải là mua được giá thấp nhất, mà là mua đúng sản phẩm, đúng số lượng và đúng thời điểm để hàng về đến đâu tạo ra dòng tiền đến đó.

Một kế hoạch nhập hàng tốt cần kết nối dữ liệu của bán hàng, kho, kế toán và nhà cung cấp.

Khi doanh nghiệp kiểm soát được tồn tối thiểu, tồn tối đa, điểm đặt hàng lại và lượng hàng trên toàn hệ thống, nguy cơ thiếu hàng hoặc tồn vốn sẽ giảm đáng kể.

Nhựa Thành Luân luôn chú trọng hoàn thiện hoạt động quản lý kho và nguồn hàng, nhằm phục vụ khách sỉ, cửa hàng và đại lý bằng danh mục sản phẩm đa dạng, nguồn cung ổn định và khả năng giao hàng hiệu quả.

NHỰA THÀNH LUÂN – NÂNG TẦM TIỆN NGHI VIỆT

Website: https://nhuathanhluan.com/